Den 17 december 2021 föreslås den nya visselblåsarlagen träda i kraft. Den nya lagen bygger på EU:s visselblåsardirektiv 2019/1937. Den stora nyheten med lagen, som ersätter den befintliga lagen på området, är att den innehåller en skyldighet för arbetsgivare att inrätta en intern visselblåsarfunktion.
Här har vi samlat ett antal punkter som kan vara bra att känna till inför att lagen träder i kraft.
Vad är visselblåsning?
Visselblåsning innebär att någon inom en verksamhet slår larm till ledningen om oegentligheter och missförhållanden. Den nya visselblåsarlagen och visselblåsarfunktionen ska bland annat skydda visselblåsaren mot repressalier såsom skiljande från anställning eller ekonomiska sanktioner. Den nya lagen träffar en vidare krets av personer än vad den nuvarande lagen gör och skyddar därför fler personer än bara anställda. Detta innebär att även praktikanter, konsulter och aktieägare med flera ska kunna använda visselblåsarfunktionen.
Visselblåsarfunktionen
Den stora nyheten i och med den nya lagen är onekligen arbetsgivarens skyldighet att inrätta en intern visselblåsarfunktion. I den nya lagen omnämns två olika former av visselblåsarfunktioner, en intern och en extern. Nedan redogörs för den interna visselblåsarfunktionen som ska användas för personer som slår larm internt. Den externa funktionen återfinns hos ett antal myndigheter som utsetts som behöriga.
Hur ska funktionen utformas?
Funktionen ska vara användarvänlig och därmed tydlig, enkel och lättillgänglig för de personer som ska ges möjlighet att rapportera. Vidare ska arbetsgivaren lämna tydlig information om funktionen och dess användning. Lagen uppställer inte några krav på något tekniskt system för rapportering och det är därför upp till respektive verksamhet att närmare bestämma dess utformning med beaktande av övriga krav som uppställs.
Rapportering – vad och hur?
Information om överträdelser inom områden som omfattas av direktivets tillämpningsområde ska kunna rapporteras, dvs. exempelvis områden som finansiella tjänster, förhindrande av penningtvätt, finansiering av terrorism, miljöskydd och folkhälsa. Även information om missförhållanden ska kunna rapporteras om det finns ett så kallat allmänintresse av sådana missförhållanden.
Rapporteringen ska kunna ske både skriftligen och muntligen. Visselblåsaren ska också ha rätt att rapportera vid ett fysiskt möte om så begärs vilket ska hållas inom skälig tid. Vad skälig tid är får avgöras i varje enskilt fall.
Rapportering – ta emot, följ upp och återkoppla!
Arbetsgivaren ska utse de personer som ska ta emot rapporter, följa upp samt lämna återkoppling. Det kan vara en eller flera personer, antingen utsedda internt eller externt. Oavsett ska dessa personer agera oberoende och vara självständiga vid utövandet av funktionen. De ansvariga personerna har tystnadsplikt och har som utgångspunkt ensam tillgång till de uppgifter som inkommer via visselblåsarfunktionen.
Utgångspunkten är att visselblåsaren ska få en bekräftelse på mottagandet av rapporten inom sju dagar, i syfte att stärka förtroendet för den interna funktionen. Om den rapporterande personen uttryckligen avsagt sig bekräftelse eller om det finns anledning att anta att en bekräftelse skulle avslöja personens identitet behöver ingen bekräftelse skickas.
De behöriga personerna ska omsorgsfullt följa upp och visselblåsaren ska i skälig utsträckning få en återkoppling inom högst tre månader från bekräftelsen. Återkopplingen ska innebära att visselblåsaren får information om vad som har gjorts för att utreda den aktuella situationen samt även information om andra planerade åtgärder.
Skriftliga rapporter ska bevaras och muntliga rapporter som lämnas vid ett fysiskt möte ska dokumenteras och bevaras. För att muntlig rapportering ska få spelas in måste visselblåsaren samtycka till det. Det finns däremot inga krav på att samtycket måste ges i någon speciell form. Uppgifterna i rapporterna ska raderas senast två år efter det att ärendet avslutats.
Börja med arbetet i tid
Beroende på er verksamhets storlek kan tidpunkten för när visselblåsarfunktionen ska vara implementerad variera.
- För arbetsgivare med fler än 249 anställda gäller kravet från den 17 juli 2022.
- För arbetsgivare med 50 – 249 anställda gäller kravet från den 17 december 2023.
Oavsett när implementering senast ska ske rekommenderar vi att er verksamhet börjar planera och arbeta med den nya funktionen i god tid.
Vilka fördelar finns det med att inrätta en visselblåsarfunktion?
Som framgått ovan kommer verksamheter med 50 anställda eller fler inte att ha något val när det kommer till inrättandet av en intern visselblåsarfunktion. Oavsett om ni måste införa en visselblåsarfunktion, eller ändå överväger att göra det, finns flera fördelar med en visselblåsarfunktion.
- Ökat förtroende och minskad risk för dålig PR. Genom att hantera frågor om oegentligheter på allvar skapar ni ett förtroende för er organisation. Inte minst bland era anställda, men även externt gentemot exempelvis kunder, leverantörer och samarbetspartners. Genom att undvika missnöje bland anställda, samarbetspartners och kunder kommer ni även att minska risken för dålig PR grundad på att verksamheten inte tar frågorna på allvar.
- Effektiv hantering. Risken för att eventuella oegentligheter faller mellan stolarna minimeras. Visselblåsarfunktionen leder till ökade möjligheter att fånga upp dessa frågor och att hantera dessa på ett effektivt och seriöst sätt. Enligt undersökningar minskar den ekonomiska skadan av oegentligheter med i genomsnitt 50% och den upptäcks i genomsnitt sex månader tidigare om en visselblåsarfunktion finns tillgänglig.
Överväg att anlita extern hjälp – Whistlelink kommenterar
I syfte att säkerställa att er visselblåsarfunktion uppfyller alla de krav som uppställs i den nya lagen kan det finnas goda skäl att anlita extern hjälp. Morris samarbetar med Whistlelink som har lång erfarenhet av att tillhandahålla lösningar inom visselblåsning. Nedan följer några värdefulla kommentarer från Whistlelink om den nya visselblåsarfunktionen.
- En visselblåsarfunktion på flera språk. Mot bakgrund av att visselblåsarfunktionen ska vara tillgänglig och användarvänlig för många på arbetsplatsen kan det finnas anledning att överväga om visselblåsarfunktionen bör utformas på flera olika språk.
- Kommunikation. Det är viktigt att använda sig av en kommunikationsmodul vilken visselblåsaren och de behöriga personerna kan använda sig av för att kommunicera på lämpligt sätt, där visselblåsaren också kan vara anonym
- Glöm inte GDPR. Kraven i dataskyddsförordningen måste följas. Därför är det viktigt att visselblåsarfunktionen tillhandahåller tekniska lösningar för att hantera och kontrollera personuppgifter på lämpligt sätt.
- Håll koll på tidsfristerna. Tänk på att utforma visselblåsarfunktionen på ett sätt så att inga tidsfrister i EU-Direktivet missas. Detta kan exempelvis ske genom att använda sig av olika notifieringar i visselblåsarfunktionen.
